Webové aplikace pro vedení a správu pracovních skupin

25. října 2002

•

Společnosti čítající více než jednoho zaměstance, člověk pracující často v různých částech země, student střídající dva různé světy – domov a kolej, ale také jen trochu pokrokovější domácnost, která si přeje sdílet společné rodinné informace také se svou babičkou. To jsou, jistě ne zcela vyčerpávající, příklady možných uživatelů systémů pro vedení a správu pracovních skupin. Přijdou k chuti také vám?

Jakmile navzájem spolupracuje skupina lidí, dříve nebo později při jejich spolupráci vyvstane otázka efektivního sdílení společných informací. A právě sdílení informací je jeden z hlavních úkolů těchto systémů známých také pod názvem groupware. Pouze samotné sdílení by pro úspěšnou spolupráci mezi skupinou uživatelů samozřejmně stačit nemohlo, ale pokud informace uspořádáme do struktur, těmto strukturám nadefinujeme přístupová práva pro jednotlivé uživatele/skupinu uživatelů, stávají se náhle nepostradatelným nástrojem efektivní komunikace. Dalším důležitým rysem těchto systémů je centralizovaný způsob ukládání všech dat. Jen tak všichni uživatelé mohou získat přístup ke stejným informacím bez ohledu na zařízení, pomocí kterého tak činí (těžký softwarový klient, www prohlížeč apod.).

Typ informací, které můžeme tímto způsobem sdílet, je prakticky neomezený, ale v praxi se nejčastěji jedná o následující: kontakty, úkoly, zápisy v kalendáři, zprávy elektronické pošty, poznámky a průběhy projektů.

V praxi využitelná řešení

Mezi nejznámnější groupware systémy patří bezpochyby „těžké“ produkty známých softwarových gigantů. Příkladem je MS Outlook, který pro mnohé znamená nepsaný standard pro třídění osobních či obchodních informací. Pokud je používán jako samotná klientská aplikace, představuje MS Outlook „pouze“ chytřejšího emailového klienta, ale pokud ho použijeme ve spojení s MS Exchange, stává se tento tandem ihned velice mocným groupware řešením pro společnosti libovolné velikosti.

Neméně kvalitním dalším známým řešením z tohoto spektra softwarového průmyslu je groupware systém od společnosti IBM/Lotus.

Tyto systémy nabízí bezesporu velice kvalitní řešení s mnoha uplatněními, ale jejich hlavní slabinou je cena, která nedovoluje nasazení v menších společnostech.

Možnou alternativou mohou být webové groupware aplikace nekomerčního charakteru, které nabízí slušný výkon, široké možnosti uplatnění a malé pořizovací náklady. Mimo tyto nesporné výhody nás může ještě napadnout možnost elegantního řešení při výměně informací mezi různými systémy opět s relativně nízkými náklady. Právě představením několika zástupců z této kategorie aplikací se budeme dále zabývat v tomto článku.

Specifikace webových groupware aplikací

Pro účely tohoto článku jsem si vybral tandem PHP+MySQL. Dejme na okamžik zapomenout diskuzím na téma, zda MySQL je skutečná databáze, protože zhlediska dostupnosti na možných www serverech zdarma, tento tandem zcela s přehledem vede a proto se domnívám, že většina z vás jej bude také vyhledávat. Ale na druhou stranu, flexibilnější webové groupware aplikace nejsou závislé pouze na jednom datovém zdroji, a zahrnují v sobě podporu hned několika db serverů. Pokud vám nevyhovuje volba PHP skriptovacího jazyka, na závěr článku nabízím odkaz na databázi různých open-source projektů, který se neomezuje pouze na PHP, ale i příznivci ASP či JSP si přijdou na své.

Zástupců této kategorie aplikací je opravdu velmi mnoho. Jak je u open-source projektů zvykem, některé se vyznačují pouze základní škálou funkcí, některé naopak vysokou propracovaností, která dává zcela zapomenout na nekomerční charakter aplikace. Pro představení jsem vybral tři zástupce pomyslných kategorií:

působivý interface (DOT project)
dynamický vývoj (Moregroupware)
nejznámnější (PHProjekt)

Zvolené kategorie jsou samozřejmně pouze ilustrativní a různí uživatelé do nich mohou zařadit zcela jiné kandidáty, ale podle mého názoru zhruba vyjadřují typy www groupware aplikací, na které můžete narazit.

DOTproject (ver. 0.2.1.5)

Po prvním příhlášení do systému DOTproject (dále jen DOTp) vás určitě mile překvapí propracovaný grafický interface celého systému. Není to pouze vhodná volba barevných odstínů či ovládacích prvků, ale všechny moduly jsou integrovány a sladěny navzájem. Vytvářejí tak velice kompaktní dojem. Celá aplikace vychází z klasického vzhledu MS Outlook a ovládání působí již na první spuštění známě.

Při instalaci jsem nenarazil na problémy ani v PHP Safe módu, můžeme si tedy představit nasazení také na serverech zdarma, ostatně jako i u dalších dvou produktů. Použití funkce MAIL() bude na těchto serverech ale s vysokou pravděpodobností nepříjemný problém.

Vestavěné moduly

DOTp implicitně nabízí následující funkce (moduly):

Klienti: Záznamy o aktivních klientech. Ke klientovi lze dále přiřazovat projekty, úkoly apod. Při zobrazení informací o klientovi se projeví vypsání aktivních projektů, úkolů apod.
Projekty: Záznamy o všech projektech. Při zobrazení informací o projektu se vypíší aktivní úkoly přiřazené k danému projektu včetně stavu rozpracování.
Úkoly: Záznamy o vytvořených úkolech. Samozřejmostí je třídění dle projektů a ukazatel průběhu rozpracování úkolu. Zajímavé je přířazení komentářů jednotlivých uživatelů a možnost asociovat s úkolem také soubor.
Kalendář: Klasický kalendář s možností přidávat vlastní údálosti. Vhodnou vlastností je automatické zobrazování projektů a jednotlivých úkolů.
Správa souborů: Možnost strukturovaného ukládání souborů. Třídění dle projektů, vlastníků apod.
Kontakty: Klasická správa kontaktů – telefon, email, adresa apod. Poněku smutným faktem je, že tento modul je na funkce chudší než ostatní groupware aplikace
Fórum: Správa diskuzních fór. Opět je možné svázání s daným projektem.
Správa průběhu řešení úkolů: Sama aplikace tímto modulem nabízí propojení s Voxel.net’s ticketsmith.
Správa uživatelů a práv: Samozřejmostí aplikace tohoto typu je členění dle přístupových práv. Bohužel nenabízí možnost skupin uživatelů.

Procházení jednotlivými moduly je opravdu intuitivní a zcela navzájem integrované. Vyzdvihl bych vypsání svázaných položek (úkolů, uživatelů…) k vybranému projektu na jedné přehledné stránce. Aplikace bohužel nenabízí možnost sledování plnění rozpočtu projektu. Tuto informaci nabízí pouze jako celkovou položku bez možnosti analýzy plnění jednotlivými uživateli.

Možnost uživatelského přizpůsobení

Aplikace je navržena jako modulární – mohou být standardizovaně přidávány další uživatelské moduly rozšiřující funkci aplikace. Jazykové mutace je možné také přidávat či upravovat, ale po instalaci nabízí pouze angličtinu a zdá se, že je připraveno použití francouštiny a portugalštiny. Vzhled je tvořen kombinací kaskádových stylů a vnořováním jednotlivých modulů (include), což předurčuje možnost měnit vzhled bez významnějších problémů – je vybaven pouze jedním standardním vzhledem. Jazyk a vzhled není vázán na uživatele, ale na celou aplikaci.

Práci na většině obrazovek značně urychluje přítomnost menu s rychlou volbou pro vytvoření nových položek (projekt, úkol apod.). Celý projekt nemá bohužel příliš početnou vývojářskou základnu, proto se musíte při volbě tohoto produktu obrnit trpělivostí při čekání na nové „záplaty“ a nové verze. Mezi změnami uvažovanými do budoucna (TODO list) převažuje zdokonalení kódu (clean-up code), přidání podpory lokalizace a napsání dokumentace.

Datový zdroj
Aplikace je navržena pro použití pouze s MySQL, ale celý přístup k databázi je realizován pomocí zapouzdřené mezivrstvy, kterou lze, při znalosti PHP jazyka, upravit na jiné SQL databázové stroje.

Moregroupware (ver. 0.6.5 – Neo)

Pokud budete pátrat po důvodech vzniku tohoto projektu, dozvíte se, že autoři nebyli spokojeni s nabídkou funkcí současných web groupware aplikací. Pojdme se tedy podívat, jak se s problémem vypořádali oni sami.

Na první pohled poněkud jednoduchý vzhled, ale druhý pohled odhaluje účelnost a komplexnost jednotlivých modulů. Oproti DOTp nabízí větší nabídku modulů a funkcí. Systém položek menu a podmenu je přehledný a po chvilce zvyku představuje velice pohodlnou a rychlou práci. Aplikace má za sebou relativně krátkou dobu vývoje; je to znát převážně na skrytých chybkách, kterými na některých místech trpí. Ale jak může napovědět kategorie do které jsem aplikaci zařadil, vývoj pokračuje velice svižně a můžeme očekávat, že po několika měsících budou stávající moduly odladěny. Měl jsem možnost zapsat se do několika diskusních skupin, které se vztahují k projektu a aktivita vývojařů i uživatelské komunity je opravdu rušná. Rušná do té míry, že nemá cenu popisovat některé nalezené chyby, protože s největší pravděpodobností budou již minulostí při zveřejnění tohoto článku.

Příjemně překvapí stránka přehledu, která je obdobou stránky z MS Outlook / Outlook Today. Obsahuje aktivní úkoly, novinky a údalosti z kalendáře. Dalším neobyčejným modulem je stránka rešerší zpravodajských serverů. Můžeme nadefinovat vlastní zpravodajské servery a aplikace nám jejich nové články úhledně naservíruje do jediné obrazovky. Pokročilou funkcí se může jevit export kontaktů do PDF – pro přenositelnost není příliš vhodné, ale pro tisk výborné.

Aplikaci bych vyzdvihl také z trohu jiného důvodu: je znát, že s výstavbou kostry (framework) celé aplikace si autoři opravdu vyhráli a programátoři v PHP mohou při studiu zdrojového kódu nalézt pěkné programové konstrukce a hlavně použití různých podpůrných modulů: vytváření PDF dokumentů, nezávislý přístup k databázím, vytváření grafů (JPGraph) a v neposlední řadě POP3/IMAP podpora. Většina hlavního aplikačního kódu je tvořena objektově, takže se nemusíte bát ztracení uvnitř nepřehledných balastů.

Vestavěné moduly

Moregroupware obsahuje sadu implicitních a uživatelských modulů:

Projekty: Aplikace nabízí členění dle abecedy či vyhledávání pomocí klíčového slova. Efektní funkcí je zobrazení v Ganttově grafu.
Úkoly: Přehledné je členění na úkoly vlastní, delegované a obdržené. Informace o stavu průběhu úkolu a emailová notifikace je samozřejmostí.
Kalendář: Kvalitně zpracovaný kalendář. Ojedinělá je možnost nahlédnout do kalendářů svým spolupracovníkům včetně ověření, zda navrhovaná schůzka nekoliduje s časovým rozvrhem některého z účastníků.
Kontakty: Účelné je členění do skupin a vyhledávání (klíčová slova či abeceda). PDF export či vcard import jen stvrdí kvalitu zpracování. Vyspělou funkcí je záznamenání rozhovorů s „daným kontaktem“ – ostatní kolegové mají přehled o průběhu jednání s potencionálním či stávajícím klientem. Zamrzí absence přiřazení kontaktu k více kategoriím.
Fórum: Fórum nabízí specifické zpracování oprávnění. Možnosti dodat ke zprávě „smajlíka“ můžeme brát jako pomyslnou třešničku.
Správa průběhu řešení úkolů: Přehledný je souhrnný náhled dle různých stupňů třídění.
Správa uživatelů a práv: Standardní možnosti včetně podpory uživatelských skupin.
Přehled: Podobné jako Outlook Today bez možnosti uživatelského nastavení.
Možnosti nastavení: Rychlé, přehledné a hlavně široké možnosti nastavení.
Webmail: Velice dobře zpracované emailové rozhraní. POP3/IMAP včetně podpory více účtů. Rozšiřující je existence veřejné složky, kterou sdílí také ostatní uživatelé. Funkci odeslání zprávy je možné nakonfigurovat pro přímé kontaktování SMTP služby bez použití „PHP mail()“ funkce.
Rešerše zpravodajských serverů: Ojedinělá možnost rychlého přehledu nových článků z různých zpravodajských serverů.
Novinky: Různé novinky k různým tématům viditelné také ostatními uživateli.
Poznámky: Systém jednoduchých poznámek bez možnosti členění.
Systém partnerských programů: Při užívání různých webových služeb, pěkná funkce pro šetření vlastní lidské pamětí:)

Jednotlivé moduly disponují kontextově citlivou nápovědou, ale bohužel v současných verzích není plně dokončena. Zajímavě je zpracována správa kontaktů ve struktuře: společnost a osoby vztahující se k dané společnosti, což usnadní práci při zadávání kontaktů z téže společnosti a omezí duplicitu záznamů o společnosti. Aplikace nabízí jednoduchou podporu sledování rozpočtu projektů včetně analýzy každého uživatele participujícího na projektu. Velice propracované je nastavení vlastností jednotlivých modulů.

Možnost uživatelského přizpůsobení

Jako v předchozím případě se jedná o plně modulární systém. Různé jazykové mutace a vzhled jsou propracovány do nejmenších detailů na úrovni jednotlivých uživatelů. Aplikace je navíc distribuována s většinou používaných jazyků včetně češtiny a různé motivy vzhledů se také mohou hodit. Vzhled je tvořen kaskádovými styly a šablonami (Smarty preprocesor). Právě použití SMARTY preprocesoru může být ale trochu problematické při používání v PHP safe módu. Smarty totiž vytváří adresáře, ke kterým nemá přístup jiný proces, než ten, který ho vytvořil. Ale tento „problém“ je již v nové verzi SMARTY vyřešen (systém vytváří pouze soubory bez adresářů) a implementace do Moregroupware je jednoduchá a bezproblémová díky přehledné kostře celé aplikace. Vyzkoušel jsem provoz pod PHP safe módem a vše funguje bez problémů. Mezi změnami v nových verzích se vyskytují návrhy nových modulů, které ještě více rozšíří celkovou použitelnost produktu.

Datový zdroj
Aplikace je nezávislá na datovém zdroji. Používá podpůrný modul ADODB, který zapouzdřuje přístup k nejpoužívanějším SQL datovým strojům. Volba zdroje se provede jednoduše při instalaci.

PHProjekt (ver. 3.2)

Pokud jste se již zabývali touto problematikou, tak jste zcela určitě na tento projekt narazili. Bezpochyby se jedná o jednu z nejznámnějších groupware aplikací, což je právě volba pro ty, pro které jdou stranou líbivý vzhled či ranný vývoj i přes novátorský přístup. Jelikož se jedná o opravdu dostatečně etablovaný produkt, je k dispozici celá řada dalších modulů a funkcí, které nemusejí pocházet z dílen původních autorů. Vývoj projektu je už dostatečně vzdálen od novátorských začátků a proto lze konstatovat, že narazit na nějakou tu chybku dá opravdu hodně práce a je otázkou, zda se to vůbec podaří. To samé lze říci o kontextově citlivé nápovědě, která je zcela kompletní. Na druhou stranu velice nepříjemně překvapí celý vzhled aplikace, který je sice účelný, ale ne příliš příjemný. Celý popis lze shrnout do následující věty: Aplikace je funkčně velmi pokročilá, ale priorita vzhledu byla na jednom z posledních míst.

Vestavěné moduly

Ihned po instalaci jsou připraveny k použití následující funkční moduly:

Projekty: Účelné stromové zobrazení projektů a podřízených projektů. Možnost vázat s projektem poznámky a soubory. Časová osa či Ganttův graf je již samozřejmostí. Výhodou je možnost analýzy doby práce jednotlivých uživatelů.
Úkoly: Rychlé zadávání. Nepříliš rozsáhlé, mají funkci spíše malých poznámek.
Kalendář: Vyspělá je práce se skupinami uživatelů. Celou stránku kalendáře můžeme zároveň považovat za jakousi „Outlook Today“ stránku, protože sumarizuje informace z ostatních modulů. Zdařile vyvedenou funkcí je připomínač (reminder), který se zobrazuje do speciálního pop-up okna.
Kontakty: Kontakty nabízí podobné funkce jako předchozí oba produkty včetně zaznamenání historie poznámek.
Fórum a Chat: Pro nedočkavé je k dispozici také modul na způsob ICQ chatu.
Správa průběhu řešení úkolů: Přehledné a rychlé, prostě takové jaké má být.
Správa uživatelů a práv: Velice propracovaná správa uživatelských či skupinových oprávnění.
Přehled: Není k dispozici jako samostatný modul, ale podobnou funkci nalezneme v modulu kalendáře.
Možnosti nastavení: Možná až příliš účelné bez přehledného zobrazení
Webmail: Podpora POP3/IMAP je již samozřejmostí. Stromové zobrazení.
Poznámky: Systém poznámek s možností členění.
Správa souborů: Přehledné a zcela funkční. Stromové zobrazení.
Čas strávený prací: Systém pro zaznamenání a správu doby strávené na jednotlivých projektech.

Ovládání jednotlivých modulů je velice podobné, i když zvyknout si na něj, dá trochu více práce. Příjemný je rychlý přístup k nastavení filtru pro jednotlivé záznamy. Většinu výstupů lze exportovat či tisknout do přenositelné podoby. Určitě přijde vhod integrované fulltextové vyhledávání napříč jednotlivými moduly. Zajímavá je také možnost zapnout hlasovací zařízení pro vyřešení případných pracovních rozhodnutí.

Možnost uživatelského přizpůsobení

Opět se jedná o plně modulární systém, který nabízí pohodlnou a flexibilní rozšiřitelnost celé aplikace. Velkou výhodou tohoto produktu je přístup k mnoha uživatelských modulů z dílen ostatních programátorů. Jako ostatní vyspělé aplikace, i tato nabízí podporu hned několika evropských jazyků s vazbou na celou aplikaci. Vzhled lze do jisté míry přizpůsobit pomocí kaskádových stylů, ale obávám se, že pro příjemnou práci by aplikace vyžadovala opravdu radikální řez.

Datový zdroj
Aplikace podporuje základní rozšířené typy databázových strojů: mysql/postgres/oracle/informix/mssql.

Kterou z cest se dát?

Volba konkrétního produktu je věcí spíše osobního vkusu a je ovlivněna okolnostmi, při kterých hodláte danou groupware aplikaci používat. Tento článek měl poskytnout základní informace o vývoji v tomto softwarovém oboru a podnítit vaši zvědavost při hledání vhodné aplikace. Pokud jste si vybrali některou z prezentovaných, jsem jenom rád. Pokud ne, můžete následovat některý z odkazů uvedených níže, protože uvedený přehled rozhodně nebyl vyčerpávající a jak jsem zpočátku naznačil, opravdu je z čeho vybírat.