Úspěšný boj s denní dávkou e-mailů 2.

Správná prvotní analýza každého e-mailu je více než výběr – už proto, že otázka při ní nestojí tak jednoduše, jak by tomu bylo v alternativní situaci (tj. v situaci pouze se dvěma řešeními – ANO a NE). Správná prvotní analýza textu má nejméně sedm možných závěrečných rozhodnutí. Jak rozhodnete? Jak určíte, která ze sedmi variant je nejlepší?

Nečíst

Ani teď ani potom. Tedy – vyhodit, smazat z paměti. V naší knížce o time managementu směřujeme k tomu, aby podíl těchto rozhodnutí byl co nejvyšší – bez nebezpečí opomenutí příležitosti či nebezpečí nezaregistrování hrozby z textu.

Hodně vám pomůže, když si uvědomíte rozdíl mezi dřívějším nedostatkovým hospodářstvím a nynějším přebytkovým. Mezi dřívějším trhem dodavatele a nynějším trhem spotřebitele. Rozdíl platí i v nabídce duševního zboží – tedy informací, textů, mailů. Nepodceňujte své podvědomí – tam jsou návyky z nedostatkové doby zažrány silněji, než se zdá. Ba i u generace, která nedostatkový systém nezažila – rodinné prostředí a výchova hraje stále značnou roli.

V nedostatkovém systému byl člověk zvyklý každý zajímavější materiál schovat „pro jistotu – jeden nikdy neví, kdy se to může hodit“. Tehdy to bylo oprávněné, v jistých případech i životně nutné. Nyní nahraďte starý systém novým. Nový spočívá v položení si tří kardinálních otázek:

1) Co se stane nejhoršího, když na daný (mailový) text vůbec nezareaguji a když se ho jednou provždy zbavím?

2) Jakou námahu (čas, energii) bych musel vynaložit, abych si danou informaci opatřil znovu, kdyby se v budoucnu přece jen ukázala potřebná?

3) S jakou pravděpodobností se tento text ukáže v budoucnu potřebný?

Není špatné si odpověď na otázku 2) vynásobit číslem , které vám vyjde jako odpověď na otázku 3). Například: Pokud by vás znovuzískání informace stálo dvě hodiny času a pravděpodobnost opětovné potřebnosti textu je jedna desetina, jde vlastně o jakousi fiktivní časovou náročnost dvanácti minut. No a pokud odpovědi jednak na 1), jednak na spojené 2), 3) nejsou příliš alarmující, volte s klidnou myslí rozhodnutí „nečíst“. Je totiž časově zdaleka nejúspornější.

Na 99 % vyhodit

Prakticky to znamená přesunout mail v Outlooku do rubriky „odstraněná pošta“. Nebo – u jiných počítačových textů než maily – do windowsového koše. Toto rozhodnutí se liší od předchozího pouze v jedné maličkosti: Pojišťuje vás proti zlomyslným náhodám, kdy určitý text dlouhou dobu ležel nezpracován, nepovšimnut, zabíral místo – a po vašem konečném „rozhoupání se“ a definitivním odstranění vzápětí přišlo vaše „chytnutí se za hlavu“ – pocit, že zrovna dnes tento text potřebujete více než nutně.

Cítíte-li možnost, že se zde zákon schválnosti může projevit, volte toto rozhodnutí. To může být skutečně pouhý pocit, intuice. Nebo vaše zkušenost z posledního období, kdy si s vámi tato schválnost zle zašpásovala.

Při volbě tohoto rozhodnutí vám oproti tomu prvnímu (Nečíst) přibude povinnost jednou za čas rubriku „odstraněná pošta“ čistit. Nebo vysypávat počítačový koš. Nejlépe se vám to bude dařit, když periody definitivního odstraňování budou pravidelné. Z mých zkušeností se jako nejlepší jeví perioda jednoho roku. Vždy kolem Silvestra se dá v klidu a s nadhledem rozhodnout, co ztratilo cenu definitivně (většina textů) a co eventuálně archivovat na dobu delší (menšina textů) – třeba na záložních médiích.

Nechat vyhnít

Počkat na čas, až se text dostane z kategorie „sice důležité, avšak pod tlustou čarou stihnutelnosti“, do kategorií předchozích. Častá praxe některých duševních pracovníků je „nechám to být – je-li to důležité, však se pisatel mailu ozve znovu, však on to pourguje“.

Tohle je jistě správné a úsporné u neznámých nevyžádaných textů. U vyžádaných textů či textů od důležitějších pisatelů se vyznavač této taktiky může pěkně spálit. Pisatel se nadosmrti urazí nad lhostejností adresáta a při první příležitosti mu to vrátí i s úroky. Je třeba rozlišovat (podle prvotní analýzy), co může vyhnívat a co rozhodně ne. Nutnost urgovat je jedním z největších zlodějů času v týmové práci. Člena svého týmu tedy urgovat nenechte.

Delegovat

Chuť delegovat nám zpravidla bere vědomí, že my sami bychom zařídili věc mnohem lépe a rychleji než delegát. Je dobré si uvědomit, že při delegování se „možná zblázníme strachy, jak to delegát zvládne“, ale při nedelegování „se zblázníme docela určitě“. A také to, že každý, kdo toho hodně v životě dosáhl, nutně vždy delegoval. Delegováním si uvolníme kapacitu na kontrolu. Tu delegovat nelze.

Projít vyhledávacím čtením

Tedy zejména vyhledat údaj. Základní pravidlo zní: Vyhledáváme-li údaj, dělejme to cíleně. Tedy po zralé úvaze, že tento údaj je pro nás momentálně důležitější než jiné (právě proto hledáme jej a jiné ne nebo až potom). Nechoďme si pro údaj oklikami, nenechejme se svést nahodilou atraktivitou na cestě. U pestrých svodů v rozsáhlejším mailu s přílohami či dokonce na Internetu je to těžší než při vyhledávání v suchém neilustrovaném cizojazyčném slovníku. Avšak pokud při vyhledávání skutečně narazíme na něco, co svou důležitostí velí změnit cíl, pak jej změňme. Ale vždy po jasné úvaze.

Do této kategorie patří i cíl „přesvědčit se, že hledaný údaj v daném textu není“. Zde ztratí neškolení čtenáři nejvíce času tím, že jej hledají i v pasážích, kde logicky být nemůže. Zvažme předem strukturu textu a vylučme v určitých pasážích náš údaj už podle názvu pasáže (kapitoly apod.), ne až po četbě řádek za řádkem.

Informovat se

To je cíl rychločtení. Je to kompromisní cíl, náročně balancující mezi dostatečnou rychlostí četby a dostatečnou hloubkou a šíří zpracovaných informací. Chcete-li získávat obojí najednou na solidní úrovni, musíte prodělat nedlouhý, avšak náročný výcvik. Taková „autoškola rychločtení“ zabere nejméně tři celé dny vašeho času. Ale pak, po výcviku, už to půjde při praktickém procvičování stále lépe až do konce života. Jako umění plavat nebo jezdit na kole.

Nastudovat

Dá se do různé míry – od velmi letmé až po naučení se zpaměti. Znakem nastudování je to, že aspoň v některé pasáži textu se stáváte experty, jste schopni nést odpovědnost, že tohle víte jistě, jste schopni v tomto směru poradit, rozsoudit druhé, být expertem. O některých speciálních metodách je řeč v knize „Šetřme časem!“.

Nestíhající člověk má téměř u všech textů pocit, že cílem je informovat se. Stíhající ví, že čas šetří rozšíření palety čtecích stylů a důraz na prvotní analýzu. Kvalifikovaným rozhodnutím v celé paletě od naprostého ignorování po nejpodrobnější možné nastudování.

Pokud vaše rozhodnutí není ze situace ihned jasné, může vám pomoci malá tabulka výhod a nevýhod. Rozdělte si čistý list papíru uprostřed svislou čarou, nahoru nadepište vlevo „+“ a vpravo „-„. Plus a mínus. Na levý kraj pak pod sebe ty z možností 1) až 7), které u daného textu přicházejí v úvahu. A v každém políčku, kde se určitá činnost do kříže setká s plusem či mínusem, píšete své úvahy. Plusem možnosti „nečíst“ je třeba vždy úspora času, mínusem promeškání příležitosti nebo zanedbání hrozby.

Tuto kapitolu poskytl Intervalu David Gruber jako ukázku z připravované knihy Time management, která vyjde v nakladatelství Management Press.