Jak na řízení IT projektů, abyste dodrželi termín i rozpočet?

37 % IT projektů přesáhne stanovený rozpočet a 52 % není hotovo včas. Chcete tuto smutnou statistiku zlepšit? Specialisté z firemního systému Caflou dali dohromady praktické tipy, které vám pomohou dovést vaše další IT projekty k úspěšnému cíli – ať už půjde o zakázky pro klienty, nebo vaše interní projekty.

1. Co nejpřesněji specifikujte zadání

Než se pustíte do plánování, naceňování, natož do samotné práce na IT projektu, měli byste mít vždy 100% jasno, co má být výsledkem. Nezáleží přitom na tom, jestli je projekt velký, malý, interní nebo externí. Díky kvalitnímu zadání snáz (a realističtěji) odhadnete pracnost i rozpočet a předejdete nedorozuměním. Zní to jednoduše, ale právě tady obvykle leží příčina problémů, které se naplno projeví později – často až příliš pozdě.

U klientských projektů si nejprve sedněte se zákazníkem a důkladně proberte jeho očekávání. U interních projektů udělejte totéž s vedením nebo týmem, který projekt zadává. Pak sepište detailní specifikaci a nechte si ji schválit všemi stranami.

Zadání IT projektu by mělo zahrnovat alespoň:

• Cíl: Co má projekt konkrétně řešit nebo zlepšit?
• Rozsah: Co má výstup umět a obsahovat?
• Technologie: Jaký tech-stack použijete? Jaké jsou požadavky na výkon a bezpečnost?
• Omezení: Existují nějaká technická, právní nebo jiná omezení?
• Kritéria úspěchu: Jak poznáte, kdy je projekt dokončený?

Zjednodušeně může vypadat třeba takto:

• Cíl: Moderní a uživatelsky přívětivá webová vizitka pro grafického designéra.
• Rozsah: Jednostránkový responzivní web se sekcemi O mně, Portfolio, Služby, Kontakt a formulářem pro odeslání poptávky.
• Technologie: WordPress (nutná možnost vlastní správy) + webhosting CZECHIA.
• Omezení: kompatibilita s prohlížeči Chrome, Firefox, Safari (poslední verze), splnění legislativních požadavků pro web (cookies lišta, GDPR).
• Kritéria úspěchu: Web splňuje zadání, je plně funkční včetně odeslání kontaktního formuláře, správně se zobrazuje na desktop i mobilních zařízeních.

Specifikaci opravdu nepodceňujte. Nejasné požadavky a chybějící detaily mohou výrazně zkomplikovat průběh projektu a ve výsledku ohrozit i vaši důvěryhodnost a pověst.

Tip: Při specifikaci rozsahu IT projektu použijte třeba techniku MoSCoW (Must have, Should have, Could have, Won’t have). Rozdělení položek do jednotlivých kvadrantů vám pomůže s prioritizací, abyste se mohli zaměřit na to, co je opravdu důležité.

2. Dvakrát plánujte a jednou slibujte

Podle výsledků studie od McKinsey se IT projekty průměrně dostanou do skluzu o 45 % a překročí rozpočet o 38 %. Těmto číslům můžete předejít s pečlivým plánováním.

Dobře vypracovaný plán je zásadním podkladem nejen při samotném řízení projektu, ale také při tvorbě realistické a konkurenceschopné nabídky pro klienta. Pomůže vám zpřesnit odhady a vyhnout se pozdějšímu navyšování nákladů nebo prodlužování termínů, které by mohly narušit důvěru a obchodní vztahy.

Při plánování IT projektu se zaměřte na:

• Čas: Rozdělte projekt do fází a lépe uchopitelných celků. Odhadněte, jak dlouho každý z nich potrvá. Nezapomeňte na testování a čas na případné opravy.
• Rozpočet: Propočítejte náklady na každou fázi projektu. Zahrňte nejen přímé náklady (práce lidí), ale i ty nepřímé (licence, hardware nebo školení).
• Zdroje: Jaké dovednosti potřebujete? Budou vám stačit kapacity aktuálního týmu? Máte k dispozici všechny nástroje a technologie?
• Rezervy: Vždy počítejte s nečekanými komplikacemi. Přidejte si časovou i finanční rezervu – doporučujeme alespoň 15–20 %.

Pro přípravu nabídky/odhadu termínu si vypracujte hrubou verzi časového plánu a při zahájení samotného projektu ji pak rozpracujte do větších detailů a úkolů.

Položky to-do listu vypadají abstraktně, proto je užitečné si harmonogram vizualizovat. Využijte třeba Ganttův diagram, ve kterém na první dobrou uvidíte návaznosti jednotlivých aktivit, a zároveň lépe zjistíte, co můžete udělat paralelně, a práci tak zrychlit.

Ganttův diagram v Caflou slouží pro grafické znázornění úkolů a milníků na časové ose.

Tip: Projekty se často zpozdí nebo prodraží kvůli tomu, že klient či vedení v průběhu přichází s dalšími požadavky. Díky kvalitní specifikaci z předchozího kroku máte v ruce podklad, na čem jste se na začátku domluvili. V případě úkolů nad rámec zadavatele informujte, jestli a jak vícepráce ovlivní rozpočet a termín, a změny si nechte schválit.

3. Dbejte na komunikaci a spolupráci

Věděli jste, že podle průzkumů jsou nejčastějšími překážkami v realizaci IT projektů problémy s lidmi, ne s technologiemi? Nedorozumění, špatně stanovené priority nebo roztříštěná komunikace mohou vykolejit i dobře rozjetý projekt.

Na začátku se ujistěte, že členové týmu i zadavatel chápou cíle projektu. Udržíte se tak na jedné vlně. K tomu vám pomůžou také:

• Jasné role, termíny a odpovědnosti: Každý člen týmu musí vědět, co má kdy na starosti. Předejdete tak situacím, kdy se na něco zapomene, protože „to měl udělat někdo jiný“. Přehled si snadno udržíte v nástrojích pro řízení projektů.
• Pravidelné updaty: I když nemusíte řídit projekty přesně podle pravidel Scrumu, Kanbanu nebo jiné agilní metodiky, některé jejich principy se vám mohou hodit. Inspirujte se třeba v denních stand-upech a retrospektivách, aby všichni byli v obraze.
• Transparentnost: Pokud se v průběhu objeví komplikace, nedělejte mrtvého brouka. Buďte otevření a problémy či zpoždění řešte včas s týmem i zadavatelem.
• Naslouchání: Komunikace je dvousměrný proces – není jen o tom, co říkáte vy. Naslouchejte zpětné vazbě od týmu i klienta a berte ji v potaz.
• Dokumentace: Zaznamenávejte si klíčová rozhodnutí a změny. Může se to zdát otravné, ale věřte, že poctivá evidence vám ušetří nervy v budoucnu.
• Komunikační a informační kanály: Termíny v Trellu, rozpočet v Excelu, schvalování na Slacku, dokumenty v e-mailu a výkazy času v Togglu? To zní jako recept na chaos. Snažte se, aby informace o projektu byly snadno dohledatelné a zkuste komunikaci všech zapojených stran co nejvíce sjednotit.

Tip: Caflou často využívají menší a střední IT firmy a funguje pro ně jako jedno místo pravdy – spojuje totiž projektový management (úkoly, termíny, odpovědnosti…) s funkcemi pro přehlednou spolupráci v týmu (komentáře, měření a výkazy času…) a řízení ekonomiky (rozpočty, fakturace…). Inspirujte se, jak naši IT klienti řídí projekty.

4. Důvěřujte, ale prověřujte

Projektový management není o tom, že rozdáte úkoly a pak čekáte na výsledek. Ať už používáte agilní nebo klasický přístup, bez průběžné kontroly daleko nedojdete.

• Využívejte nástroje pro sledování času, rozpočtu a postupu prací.
• Stanovte si milníky, kdy zkontrolujete, zda plnění úkolů i rozpočtu odpovídá plánu.
• Když odhalíte odchylku od plánu, rychle reagujte a hledejte řešení.
• Monitorujte také vytížení týmu – přetížený tým totiž dělá chyby a nestíhá, a když nemá co na práci, tak naopak zbytečně plýtváte zdroji.

Samozřejmě se nezaměřujte jen na to, jestli je práce hotová, ale i na její kvalitu. Pravidelné code reviews a testování odhalí problémy dříve, než na opravách spálíte další desítky hodin.

Tip: Pro vyhodnocování projektu potřebujete mít reálná data v reálném čase. Dbejte na to, aby členové týmu poctivě vykazovali práci a aby to dělali průběžně, ne např. až na konci měsíce.

Pří řízení IT projektů se hodí mít k dispozici denní, týdenní i měsíční reporty vykázaného času i přehled plánované kapacity členů týmu.

5. Usnadňujte si práci

Lidé z IT oborů mají tu výhodu, že si rozumí s technologiemi. Nebuďte pověstná kovářova kobyla, vyhraďte si čas a zapojte chytré nástroje a umělou inteligenci i do řízení projektů!

Než se do toho pustíte, tak se pokuste činnosti co nejlépe standardizovat. Stejně jako si píšete návody pro odborné procesy (code review, nasazování do produkce nebo řešení bugů…), udělejte to i pro ty projektové (kdo co schvaluje, jak úkoly postupují napříč týmem…). Pak se zamyslete, jak si práci ulehčit.

• Automatizujte, co můžete. Ať už jde o fakturaci, reporting, upozornění na nesplněné termíny, tvorbu nabídek nebo plánování schůzek – uvolněte si ruce od rutiny.
• Využívejte šablony. Nevymýšlejte pořád znovu kolo. Pravidelné aktualizace, nastavení zálohování, monitoring funkčnosti nebo standardizované postupy při vývoji nových aplikací či webu? To vše jsou ideální adepti pro automaticky generované šablony opakovaných úkolů, nebo rovnou celých projektů.
• Propojte své nástroje. Používejte aplikace, které spolu umí komunikovat – jedině tak z nich vytěžíte maximum. Caflou například propojíte s Gmailem, Google kalendářem i Outlookem, bankou, účetním programem a dalšími systémy. Můžete tak automaticky sledovat platby faktur, vytvořit a poslat e-mail s nabídkou z jednoho místa a podobně.

A možná to nejdůležitější nakonec: učte se ze svých chyb. Jak řekl Albert Einstein: „Dělat pořád dokola to stejné a očekávat jiné výsledky je definice šílenství.“ Po každém projektu si s týmem zhodnoťte, co fungovalo dobře a co uděláte příště jinak. Díky takové reflexi se můžete dál zlepšovat a lépe předcházet chybám.