Google Apps: vaše kancelář v cloudu

Google Apps představuje balíček služeb a nástrojů, které ocení firmy i živnostníci jako alternativu k drahým IT řešením. Blíže si jej představíme.

Nač platit tisíce za software a hardware, když vše potřebné pro kancelářskou činnost nabízí americký Google internetový kolos zcela zdarma? Stačí vlastní doména za pár desítek korun ročně a vše potřebné pro efektivní činnost kanceláře máte pro svou firmu okamžitě k dispozici. Řeč je o Google Apps.

Google Apps je balík tzv. hostovaných služeb, který efektivně využívá dva fenomény současného Internetu: webové aplikace a cloudové řešení. Obsahuje známé služby Gmail, Google Calendar, Google Docs, Google Sites či Google Talk, které lze použít na vlastní doméně. Stačí jednoduchá úprava DNS záznamů. Na doméně není nutné mít aktivní hostingový program, klidně může být pouze zaparkovaná.

Balíček Google Apps lze v základní verzi s omezenou technickou podporou používat zcela zdarma. Bezplatná základní verze však umožňuje pracovat s maximálně deseti účty. Ještě nedávno bylo stropem padesát účtů, ale pro nové uživatele Google Apps došlo ke snížení. Živnostníkům či malým firmám však může stále Google Apps dobře sloužit i zdarma.

Pokud však potřebujete plnou technickou podporu, více uživatelských účtů, větší prostor pro e-maily nebo se jen chcete zbavit reklamy z bezplatné verze, můžete přejít na placenou variantu Business. K dispozici je měsíční a roční tarif. Můžete tak měsíčně platit pět dolarů za každý uživatelský účet nebo jednou ročně padesát dolarů za každý uživatelský účet.

Gmail: chytré e-mailové řešení

S Google Apps můžete využívat Gmail na vlastní doméně. Každý uživatel získá vlastní e-mailovou schránku s adresou ve formátu například jmeno.prijmeni@domenafirmy.cz a může používat i různé alternativní adresy, které poštu taktéž nasměrují do jeho e-mailové schránky. V bezplatné verzi Gmail z Google Apps nabízí tentýž úložný prostor jako samostatně poskytovaný Gmail, tedy aktuálně zhruba 7600 MB. V placeném režimu se kapacita jedné schránky zvyšuje na 25 GB.

Možnosti přístupu k poště jsou velmi flexibilní. E-maily a kontakty lze jednoduše synchronizovat s mobilem či tabletem (v pozadí je totiž Microsoft Exchange). Přístup k poště je též možný z libovolného e-mailového klienta podporujícího POP3 nebo IMAP, takže lze použít třebas Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird, Windows Live Mail a další podobné programy.

K dispozici je též moderní webové rozhraní nabízející všechny možné funkce včetně filtrování nevyžádaných zpráv, ochrany před podvodnými e-maily, řazení souvisejících e-mailů do konverzací, automatické třídění pošty díky uživatelským filtrům, označování zpráv štítky, automatického doplnění podpisu, upozornění na opomenutou přílohu, odpovědi v nepřítomnosti i automatické odpovědi na e-maily.

Google Calendar: diář kdykoliv a kdekoliv

Kalendář je po e-mailu druhý nejdůležitější nástroj z Google Apps. Součástí je služba Google Calendar, kterou lze právem považovat za velmi vyspělý nástroj pro organizaci času, plánování schůzek či evidenci úkolů. Velký důraz je kladen na sdílení informací a kooperaci uvnitř firmy, což usnadňuje plánování porad i evidenci pracovník úkolů. Kalendář se též hodí i pro plánování schůzek s klienty, různých pochůzek a podobně.

Každý uživatel si může vést více oddělených kalendářů pro různé příležitosti. Jednotlivé uživatelské kalendáře lze ovšem zobrazovat přes sebe, takže je možné jednoduše odhalit kolize plánů. Samozřejmostí je práce s opakovanými událostmi či prohledávání záznamů v kalendáři. Vhod může přijít bezplatné upozornění na blížící se událost SMS doručenou na mobilní telefon. Notifikace lze též řešit e-mailem anebo pop-up zprávou.

Ke kalendáři lze přistupovat přes webové rozhraní a podporována je i v tomto případě synchronizace s mobilem či tabletem. Přístup ke svému kalendáři resp. spíše diáři tak můžete mít de facto odkudkoliv. Jak z kanceláře či domova přes webové rozhraní, tak na cestách z přenosného zařízení. To je pro firmy často klíčové (v pozadí opět běží Microsoft Exchange).

Informace z kalendáře lze sdílet dle potřeby. Je možné sledovat, kdy, kdo a kde má jaký úkol či schůzku. Charakter se přitom nemusí být nutně sdílet. Událost lze nastavit jako soukromou. Ostatním uživatelům se pak zobrazí informace o vaší nedostupnosti v danou dobu. Lze vést i kalendáře obhospodařované více pracovníky nebo veřejné kalendáře pro klienty, které jsou volně k dispozici na webu.

Google Talk: alternativa za ICQ

Velké oblibě se v českých luzích a hájích těší komunikační služba ICQ, jejíž licence však vylučuje použití ve firmách. Alternativou může být Google Talk, který je též součástí balíčku Google Apps. Chatovat lze rovnou z webového prostředí Gmailu, obě služby jsou totiž úzce propojeny. Chatování je též možné s kontakty z Google Plus, pokud je tato funkce na dané doméně povolena.

Po nainstalování doplňku do webového prohlížeče lze Google Talk resp. Gmail použít také pro videohovory. Kromě volání přes Internet (z počítače na počítač) je možné rovněž prostřednictvím Internetu volat i na klasické pevné linky a mobilní telefony, kde stojí za pozornost především velmi výhodná sazba při volání do zahraničí.

Google Talk disponuje i jednoduchým klientským programem pro Microsoft Windows. Ten vedle textové komunikace podporuje i internetové volání mezi uživateli. Již několik let se však nevyvíjí, takže nebyl doplněn třeba o videohovory. Pokud vám nevadí omezení jen na textovou komunikaci, lze Google Talk použít téměř v každém komunikačním programu s podporou otevřeného protokolu Jabber.

Google Docs: kancelářský software v prohlížeči

Součástí Google Apps je též webově orientovaná kancelářská sada Google Docs, jejíž součástí je textový editor, tabulkový kalkulátor, nástroj pro práci s prezentacemi a jednoduchý grafický editor. Jedná se o webové aplikace, které běží v libovolném webovém prohlížeči (z těch známějších není oficiálně podporována pouze Opera) bez potřeby instalovat jakýkoliv software.

Google Docs nemá tolik funkcí jako klasické robustní desktopové balíky typu Microsoft Office, OpenOffice.org či LibreOffice. V oblasti základních funkcí orientujících se na mainstreamové uživatele však dokáže tyto balíky zastoupit. Výhodou je plná kompatibilita s Microsoft Office pro import i export dokumentů, tabulek či prezentací. Kdykoliv tak lze načíst z pevného disku dokument, tabulku či prezentaci nebo naopak stáhnout na pevný disk. Podporován je samozřejmě také tisk.

Výhodou je opět cloudové pojetí, kdy přístup k dokumentům, tabulkám, prezentacím či kresbám máte z libovolného počítače s přístupem na Internet. Podporován je rovněž přístup z mobilu či tabletu. Veškeré soubory lze dle potřeby sdílet s dalšími uživateli, případně vkládat do webových stránek jako vzdálený objekt.

Google Docs nemusí být jen náhradou za sadu Microsoft Office, ale i jejím prodloužením. K dispozici je totiž doplněk Google Cloud Connect, který naučí Microsoft Office přistupovat k datům uloženým v Google Docs. Je tedy možné kombinovat uložení dat v cloudu a práci s nimi v propracované kancelářské aplikaci tradičního střihu (Word, Excel, PowerPoint).

Google Sites: ideální nástroj ke sdílení informací

Další součástí balíčku Google Apps je služba Google Sites, se kterou i řadový uživatel osobního počítače dokáže rychle a jednoduše vygenerovat a následně spravovat webové stránky. K vytvoření firemní prezentace není ideálním nástrojem, ale v nouzi se dá použít. Problém je šíři a kvalitě připravených grafických šablon (bohatší a kvalitnější výběr šablon nabízí například Webnode.cz).

Síla Google Sites je však ve vytváření informačního portálu pro interní potřeby firmy. Doba firemních nástěnek pominula, mnohé firmy dnes potřebují informace sdílet elektronicky. K tomu je služba Google Sites ideální. Lze ji použít pro publikování různých firemních oběžníků, nařízení, manuálů a návodů, k nimž lze přikládat nejrůznější přílohy obdobně jako do e-mailu. O novinkách se mohou pracovníci nechat informovat skrze RSS kanál.

Vhod přijde i možnost propojení s Google Docs, odkud lze například jednoduše vložit do stránek prezentaci. Google Sites podporuje též wiki, což je pro efektivní sdílení informací uvnitř firmy velmi vhodný nástroj. Obsah stránek však lze samozřejmě zamknout tak, že přístup k editaci má jen vybraný uživatel či okruh uživatelů.

Další služby a práce s účty

Účet z Google Apps (tedy e-mailovou adresu a osobní heslo) lze teprve relativně krátce použít jako běžný Google Account pro přístup i k dalším službám amerického internetového kolosu Google i mimo balíček Google Apps. Není tedy už nutné omezovat se jen na služby explicitně zařazené do balíčku. Pokud ve firmě potřebujete Google Reader, tak lze tuto RSS čtečku využívat s účtem z Google Apps.

Administrátor může pro konkrétní uživatele nebo skupiny uživatelů povolovat či zakazovat přístup k jednotlivým službám. Například tak lze nastavit, že přístup na komunitní server Google Plus má jen pracovník zodpovědný za správu tamní firemní stránky. V současnosti je podporováno 63 služeb z portfolia společnosti Google, kde lze účet použít. Zmíněný Google Plus je jednou z těch posledních.

Účty lze též použít pro práci s prohlížečem Google Chrome. Pokud se jej rozhodnete nasadit na firemní počítače například kvůli některým bonusům z Google Apps, které ostatní prohlížeče nepodporují, zaměstnanci mohou v rámci svého pracovního účtu synchronizovat záložky, historii, hesla nebo rozšíření a nastavení mezi různými instalacemi prohlížeče na různých počítačích (např. stolním počítači v kanceláři a notebooku na cesty).

K ochraně účtu je možné použít dvoustupňové ověření totožnosti. Při přihlašování pak uživatel kromě uživatelského jména a osobního hesla musí zadat též kontrolní kód, který mu doputuje SMS na přednastavené telefonní číslo. Případný útočník by tak musel znát jak heslo, tak mít přístup k mobilu uživatele, jehož účet chce kompromitovat. Administrátor může dle potřeby resetovat heslo, manuálně jej změnit nebo nakázat jeho změnu při nejbližší příležitosti. Administrátor též může vyžadovat minimální délku hesla.

Pro koho se Google Apps hodí?

Google Apps je řešení velmi zajímavé především pro kancelářskou agendu menších a středních firem, kde umí vyhovět i těm velmi náročným. Dobře poslouží ovšem i drobným živnostníkům, kterým se bezesporu hodí špičkový e-mail na vlastní doméně a elegantně jednoduché webové aplikace s nulovými pořizovacími a minimálními provozními náklady místo komplikovaných klasických softwarových řešení.